封面新闻记者欧阳红宇
写代码、填表格、做PPT，几乎是现在每个农民工的日常工作。你有没有想过，有一天办公软件会变得“成熟”，你甚至会学会自己写稿子、画图，提高工作效率。
得益于AI大模型的赋能，办公软件已经从本地化的独立软件应用转变为一套完整的智能系统。当“效率工具”升级为“生产工具”时，劳动密集型产业也可以转型为技术密集型产业。
Word、Excel、PPT……对于每个上班族来说都是熟悉的。技术将如何改变我们的工作方式？它能成为我们每个人新的生产力吗？带着这些问题，我们前往大湾区寻找答案。
不仅仅是一个文档编辑器
AI办公软件也是生产管理工具
在深圳创业的濮学群至今还记得刚创业时的情景。
十多年前，濮学群离开湖南老家来到深圳打工。凭借电子技术方面的知识基础，他很快在一家日本电子公司找到了管理职位。几年后，当创业热潮兴起时，他发现了更多的市场机会，离开了日本公司。他和几个朋友一起开了一家电子元件加工车间，正式开始创业。
“在日本工厂，一个巨大的车间只需要几个工人，但在我们工厂，同样数量的工人根本无法应付；后来我发现差距在于管理工具和纸质文档的使用管理水平远远不能满足现代管理的要求。”濮学群告诉记者，在大企业中看似平常的数字化管理工具，对于小作坊来说却是非常“先进”的技术。 “比如大型企业通过OA、ERP等数字化办公软件监控质检数据，如果生产线上有物料跑偏、出现不良品，可以利用软件上采集到的数据进行分析并得出逆向物料状态、生产计划、生产进度、质量控制、缺陷追踪等哪些方面存在问题，良品率是多少？
蒲学群在工厂工作
管理软件系统是“先进的”，这意味着它们很昂贵。蒲学群告诉记者，大企业的办公管理软件价格昂贵，功能也丰富，但很多小作坊用不了，也无法按照自己的想法来编写。使用起来麻烦，不节省人力。 “因为很多软件都是定制的，打包出售，所以我们采用的是手工填写表格，最后录入电子表格的方式，虽然麻烦一点，但节省了不少成本。”
事实上，云服务、AI大模型等技术与办公系统的结合，正在给传统行业的中小微企业带来AI办公的新范式。 WPS 365、钉钉、飞书、企业微信等国内办公平台纷纷效仿，并很快开始与线下场景结合进行实践。其中不少实现了模块化、低代码等能力，以更低的成本满足企业办公场景的个性化需求。
在与深圳隔海相望的珠海市，金山办公文档产研事业部多维表单运营负责人谢玉龙正在对其AI办公平台WPS 365进行技术调试。他告诉记者，随着AI的赋能，大型模型、国内企业开发的电子表格、电子文档等办公软件已经可以替代OA、ERP等昂贵的专业办公系统的功能。
谢玉龙所在的金山办公拥有36年办公软件研发历史，2019年在上交所上市，上市五年来，股价自发行以来累计涨幅超过11倍价格达到最高点，目前市值也较发行时上涨了1.8倍。其2023年年报显示，其研发费用率约为32%，正在利用AI重构产品能力，推进核心零部件的AI产品化进程。专利总数高达2493项。年报发布当日，其股价触及涨停，创2024年以来新高。
近期发布的《2023年中国协同办公行业及标杆案例研究报告》显示，数字化转型需求推动协同办公市场增长，行业规模预计达330亿元；从行业趋势来看，随着AIGC的爆发，办公场景成为大模型最早落地的场景之一。中国信息通信研究院此前发布的《“小快轻准”持续降低数字化转型门槛》报告也指出，协同办公平台为中小企业提供了一条普惠、敏捷、低成本的数字化转型新路径，可以减少中小企业的数字化转型。企业数字化转型成本降低高达80%。
在谢玉龙看来，如今的国产办公软件已经不再只是文档编辑器了。 “WPS 365在将功能聚焦于协作和AI之后，集成了聊天、会议、电子邮件、云盘、工作台、待办事项等功能，成为人们相互沟通和交流的平台。拥有人工智能的人。协同办公平台为企业级客户提供了新的生产力解决方案。”
办公软件让传统行业上云
用“先进”软件赋能小微企业
从传统的“线下办公”到网络时代的互联网办公，再到AI时代的智慧办公，技术的发展推动办公软件不断进化，不断满足办公人员日益增长的需求。
“用户对办公软件最早的记忆是文档工具，随着人们对办公领域的需求不断变化，办公软件也需要从线下走向线上，甚至走向智能化。”金山办公办公研发事业部产品负责人赵翔回忆，以前一个独立的电子表格或许就能满足工作需求。一旦工作内容需要像OA一样需要上网，或者需要多地协作，传统的办公工具就无法解决这个问题。
在他看来，办公工具提升办公效率是“从线下到线上”、“从单机到智慧”的重大过程。 “针对不同场景，办公软件从本地文档升级为在线文档，在线文档与会议、OA等能力结合，成为AI办公平台。”赵翔说。
不久前，金山办公发布了面向组织和企业的全新办公生产力平台WPS 365，其中包括升级后的WPS Office、新发布的WPS AI企业版和WPS协作。据了解，在这个平台上，企业员工除了实现日常工作所需的读写等基本功能外，还可以自行分析数据、获取数字化员工服务。
AI办公提高组织和企业的生产力
在蒲学群的工厂里，正是使用这样的办公系统。记者看到，工厂里的每台SMT机器都配备了一块大触摸屏，屏幕上显示着一张电子表格。据了解，这张表格存储在云端，记录了从原材料进场到产品交付的所有信息。每个环节的工人只需在相应的表格单元格中填写信息，表格就会自动汇总并推送到厂长的手机上。
每块即将出厂的PCBA板及其他电子元件产品都贴有标签。除了基本信息外，在显着位置还记录了一系列数字，与电子表格上的数字相对应。
“以前工厂里经常会出现零件丢失的情况，使用这套工具后，每一个订单都可以直观的呈现出来，并且可以在表格中实现全链路检索；如果是在大工厂，同样的质量水平“控制必须要实现。控制需要复杂而昂贵的系统来支持。”蒲学群告诉记者，他的工厂只有几十名员工，但生产的电子元件与大公司相当，并销往海外。 “这套系统只花了几千元搭建，相比过去，人工补单的效率提高了20多倍。”
蒲学群的手机上，向记者展示了一套WPS 365多维表格：表格中，工厂各个岗位的工作效率、任务完成情况一目了然。 “这些流程管理和可视化管理解决了远程办公的问题。我还可以设置自动化流程，这样我就可以随时查看订单状态、生产进度、质量状态等需要在家控制的方面”。他说。
蒲学群的工厂采用多维表来管理生产流程
事实上，在完成正版办公软件的替代之后，国产办公软件正在从本地办公向协同智能办公甚至AI办公转变。在中国，除了认可协同办公的大型企业外，目前中小企业的行业趋势是鼓励云迁移以帮助他们提高效率。
除了国内软件企业，微软、谷歌等软件巨头也从办公软件中看到了企业对效率的需求。 Office 365推出一年后，微软今年2月发布数据显示，该产品的付费用户数量已突破4亿，Office 365商业收入也增长了17%。微软还在财报中表示，将继续加速AI功能在Office产品中的融合，满足企业和个人未来的办公需求。谷歌CEO桑达尔·皮查伊日前在接受采访时也表示，将进一步将多模态AI与办公场景融合；他还透露，一切才刚刚开始，事情进展会很快。
在谢玉龙看来，AI办公虽然前景广阔，但仍需发展。 “比如，在协同办公时代，制作PPT是一套模板，但到了数字化办公时代，就变成了AI，利用人制定提示语，生成定制模板。”他表示，AI办公平台要成为新的生产力，首先是办公。该软件产品足够简单，并且适合场景。在此基础上，还需要利用AI来获得更高级别的办公软件使用，比如帮助人们完成分析数据、标注等更复杂的任务。
然而，就像汽车取代马车一样，电子表格取代手工记账也需要人们思维方式的转变。赵翔表示，现在很多行业都有垂直化、精准化的智慧办公解决方案。当行业爆发时，越来越多的企业将拥抱AI办公，这是必然趋势。 “这也需要提高人们的意识。在那之前，开发者只需要做出好的产品即可。”
加强市场教育和数据保护
推动AI办公成为新生产力
显然，AI重塑了办公软件。
“AI协同办公赋能传统行业，在提升沟通效率、优化信息管理、加强决策支持等方面展现了能力。”北京社科院副研究员王鹏在接受记者采访时分析，当前，AI办公软件等新技术的出现，给人们带来了新的工作方式。最直观的就是办公软件对跨平台、多设备的支持。例如，人们逐渐习惯的办公内容是在生产设备和智能手机之间同步的。 “未来肯定会有更多设备支持无缝办公切换。”
如今，云计算、大数据与越来越多的传统行业深度融合。数据上云也推动了阿里云、腾讯、京东等科技公司工业云、农业云平台的出现。人们如何充分、高效地利用这些平台上的数据？人工智能和机器学习赋能的办公软件充当了人们信息交流的媒介。在一定程度上，AI办公软件也可以成为办公助手，帮助人们处理繁琐的数据整理和专业的数据分析等工作。
“届时，不仅办公软件的界面将更加简洁、个性化，而且在人工智能的支持下，软件也将能够不断学习用户的需求，在用户工作时实现与软件的智能交互。 ”王鹏预测，随着智能汽车、智能家居等物联网技术的普及，集成了AI能力的办公软件也可以兼容未来的硬件设备，让人们的办公更加灵活。
不过，目前的AI协同办公要真正成为一种新的生产力形态，还需要一段时间。在王鹏看来，用户接受度和数据安全是当前AI办公软件最需要关注的方面。 “特别是数据安全和隐私保护，我们不仅需要加密技术来保证安全，更要注重提高团队的数据安全意识。”
从本地化办公到AI协同办公，越来越多的办公软件工具的出现，不仅丰富了人们对劳动工具的选择，也在无形中造成了信息孤岛。对此，王鹏提醒，开发AI协同办公系统的企业需要不断提高系统集成度和兼容性，同时注重更新对新型协同办公系统技术的支持。 “从技术角度来说，我们可以更好地帮助用户适应新的办公工具。”
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